Đại dịch Covid-19 đã gây tác động đáng kể đối với ngành tổ chức sự kiện nói chung, đặc biệt là việc tổ chức hội chợ và triển lãm. Triển lãm ảo được coi là một giải pháp thay thế hiệu quả và tiện lợi cho triển lãm truyền thống trong thời điểm hiện tại. Với sự lan rộng của xu hướng số hóa, việc tổ chức các sự kiện hội chợ và triển lãm ảo không còn là điều mới mẻ, mà ngày càng trở nên phổ biến hơn đối với khách hàng. Công nghệ mới này đang giải quyết các vấn đề thực tế mà các tổ chức sự kiện và doanh nghiệp đang đối diện khi tham gia triển lãm, đồng thời phù hợp với xu hướng hiện tại.
1. Triễn lãm ảo là gì?
Triển lãm ảo là một dạng triển lãm được tổ chức trực tuyến, cho phép người tham gia trải nghiệm như khi tham dự các sự kiện offline thông thường thông qua các thiết bị thông minh như điện thoại thông minh, máy tính cá nhân, máy tính bảng,… Điều đặc biệt là hội chợ và triển lãm ảo không gò bó về số lượng người tham gia, không bị ràng buộc bởi vị trí địa lý hay thời gian của người tham dự, mang lại sự thuận tiện vô cùng. Chính nhờ điều này, lượng người tham gia triển lãm ảo thường cao hơn so với triển lãm truyền thống, mở ra cơ hội tiếp cận khách hàng mà trước đây có thể chưa từng có đối với các doanh nghiệp.
2. Lợi ích triễn lãm ảo mang lại cho nhà tổ chức.
2.1 Tạo sự khác biệt, ấu ấn riêng
Triển lãm ảo được tạo thành từ hình ảnh 3D sống động, có khả năng quay xoay 360 độ để người tham gia trải nghiệm. Nhà tổ chức có thể đặt yêu cầu thiết kế độc đáo và điều chỉnh từng phần tử theo từng sự kiện cụ thể: từ giao diện, màu sắc, hình ảnh cho đến các khu vực khác nhau trong triển lãm. Để tạo trải nghiệm tốt hơn cho người tham quan, tổ chức có thể lựa chọn các phân khu như sảnh lớn với nhiều chức năng khác nhau như khu lễ tân, khu vực treo banner, booth thông tin, hay sơ đồ sự kiện.
Triển lãm ảo cho phép hiển thị thông tin về chương trình ở bất kỳ nơi đâu, bao gồm cả banner, video giới thiệu, thông tin về sự kiện, danh mục sản phẩm, lịch trình,… Các tài liệu có thể được trưng bày theo ý muốn của ban tổ chức và người tham quan có thể xem và tải về theo nhu cầu của mình.
Hội chợ và triển lãm ảo đóng vai trò quan trọng như một công cụ truyền thông thương hiệu hiệu quả đối với tổ chức, nhà tài trợ và các đơn vị tham gia. Việc tích hợp video, banner trong sảnh triển lãm giúp quảng bá hình ảnh thương hiệu và nâng cao nhận thức về thương hiệu.
Không gian của hội thảo, diễn đàn và khu vực trưng bày sản phẩm được tách biệt như trong một mô phỏng không gian thực tế. Mỗi phân khu mang đến trải nghiệm chân thực như khi tham gia triển lãm offline: từ việc đăng ký tham gia, thăm quan gian hàng đến tham dự các buổi hội thảo, giao thương…
>>> Bài viết liên quan: vrMall – Trung tâm Thương mại Thực tế Ảo Đầu Tiên Tại Việt Nam
2.2 Kết nối mọi nơi – không khoảng cách
Triển lãm ảo của bạn có thể thu hút một lượng khán giả lớn hơn rất nhiều bằng cách loại bỏ mọi hạn chế về địa lý. Những bên liên quan quan trọng mà trước đây không thể tham dự triển lãm trực tiếp, bây giờ có thể dễ dàng truy cập và bắt đầu tương tác với nhau thông qua các tính năng tương tác trực tuyến. Các triển lãm ảo được thiết kế để hỗ trợ những tương tác này thông qua trò chuyện trực tiếp, cuộc gọi video, livestream, chia sẻ trên mạng xã hội, hội thảo trực tuyến và các phiên hỏi đáp trực tiếp.
Trung tâm của mọi sự kiện chắc chắn là sân khấu chính, nơi người tham dự có thể theo dõi hội thảo, bài thuyết trình và các buổi biểu diễn. Tuy nhiên, khác với sân khấu sự kiện truyền thống, triển lãm ảo khuyến khích người tham dự tương tác một cách tích cực với các tính năng hỗ trợ trực tuyến. Giao tiếp trong các sự kiện ảo không chỉ diễn ra theo một chiều, không chỉ người tổ chức/diễn giả mới có thể đặt câu hỏi cho khán giả, mà ngược lại, khán giả cũng có thể đặt câu hỏi cho họ! Phòng trò chuyện, phiên hỏi đáp cho phép người tổ chức tương tác trực tiếp để trả lời câu hỏi từ người tham dự thông qua tính năng họp trực tuyến.
Việc phân tích và báo cáo về hiệu quả của triển lãm ảo được thực hiện sâu rộng. Nhà tổ chức có thể theo dõi và đánh giá tương tác của khách tham quan dễ dàng thông qua bộ công cụ có sẵn trong nền tảng. Những thông số này bao gồm:
- Thống kê chi tiết về lượng khách truy cập tiềm năng của bạn.
- Theo dõi và phân tích sản phẩm mà khách hàng quan tâm nhất.
- Thu thập phản hồi sau sự kiện thông qua các cuộc khảo sát.
Những số liệu này cung cấp thông tin hữu ích để đánh giá cả số lượng và chất lượng của khách hàng tiềm năng được tạo ra. Chúng giúp cải thiện nội dung cho triển lãm tiếp theo bằng cách hiển thị những gì đã hoạt động và những gì không. Điều này là điểm khác biệt lớn so với việc thu thập thông tin trong triển lãm offline truyền thống, vốn thường khó khăn hơn.